Emailul profesional în alb și negru

Anii trec și canalele de comunicare se schimbă parcă mai repede ca niciodată, cu precădere în ultimul an, de când aproape totul s-a mutat în mediul online. Adio, ședințe față-n față! Adio, schimb de impresii! Adio, întâlniri la cafea! Comunicăm prin WhatsApp, pe chat-ul din Teams sau orice platformă similară, eventual pe mai multe în paralel. De-a valma, citim emailul, se trimit poze cu copii, pisici și bucate alese, link-uri pentru Zoom sau o sumedenie de alte informații, unele perfect inutile. Plus grupul de WhatsApp de la școală, care era deja coșmarul multor părinți.

Deși avalanșa de mesaje, aplicații, chat-uri face ca banala poștă electronică să pară uneori demodată, cam ca faxul de pe vremuri, în mediul profesional, emailul continuă să existe și îmbracă haina mesajului oficial. Chiar și autoritățile publice acceptă progresiv să-și digitalizeze corespondența…

Dacă ritmul vieții de birou e dat fie de emailuri, fie de ședințe online, ne-am oprit și noi asupra subiectului. Nu e zi să nu vedem mesaje de email nesemnate, expeditive sau interminabile, escaladate la șef și alte asemenea plăceri. Am identificat câteva categorii de mesaje care nu pică tocmai bine, dar pe care putem învăța să le ameliorăm (doar să vrem)…

Emailul interminabil, ca un roman de capă și spadă

Citești și iar citești, paragraf după paragraf, și nu pricepi decât că expeditorul mesajului are o lungă… frustrare. Dacă nu sunt informative, scrise clar, cu punct și de la capăt, mesajele lungi sunt de obicei pasiv-agresive. Însăși lungimea lor e grăitoare. Multe cuvinte, mesaj diluat… Oricum, din păcate, oamenii nu mai au răbdare să citească atent aproape nimic – ceea ce nouă ni se pare o pierdere majoră, generată de comunicarea instant. „Repede, repede, că nu am timp!”

Atunci, cum să le răspunzi? Pe scurt, dacă se poate! Îndeobște, mesajele luuungi cât o zi de post aruncă și o vină implicită asupra ta. Demonteaz-o cu argumente, dacă-ți dă mâna.

Emailul ghicitoare

Astea sunt mesajele trimise către X colege/ colegi, pe care le citești și apoi te întrebi: „Trebuie să fac eu ceva? Sau altcineva?” Sau cele retransmise de către șef, poate informativ, poate ca să și reacționezi. Ce să fie, ce să fie?

Soluția e cât se poate de simplă. Expeditorul nu trebuie decât să scrie: „Action pentru Y” și „Spre informare” pentru ceilalți destinatari. E simplu, dar nu se întâmplă întotdeauna! N-a scris? Poți întreba chiar tu, în loc să dramatizezi intenția.

Emailul onomatopee

Majuscule, limbaj oral, fețe zâmbitoare și semne de exclamare îți inundă căsuța de email. Și pe a noastră. Semnele de exclamare dor (se pare) cel mai tare, deși în limba română, corect ar fi scriem așa: „Bună, Ioana!”, „Te rog să faci X!”, „Mulțumesc!”. În ziua de azi, limbajul corporatist împrumutat din engleză a căpătat o mică alergie: semnul exclamării înseamnă că țipi la interlocutor. E la fel și pentru majuscule, iar dacă le combini, în mod sigur interlocutorul va crede că ai ceva cu el…

Evită-le, dacă se poate, sau verifică de două ori ce-ai scris înainte de a trimite. Te simți, poate, protejat de ecran, dar interlocutorul tău va primi mesajul în plină figură. Tonul face muzica.

Fețele zâmbitoare și alte asemenea venite din mesageria instant (lol) sunt o cale de a îndulci comunicarea, mesajul din spate. Cu cât faci parte din echipe mai tinere cu atât vei avea impresia că se vorbește o limbă străină. Csf, ncsf?

Emailul eschivă

Acolo unde răspunderea individuală se diluează, apar și aceste mesaje în care oamenii se prefac că spun ceva, că aduc un input, dar nu transmit mai mult decât generalități despre încălzirea globală… a companiei. Conversația ajunge la dimensiuni de foileton și toată lumea e mulțumită că a fentat o sarcină. Ideea inițială, dacă a existat, moare în fașă…

Ce să faci? Să rupi lanțul de vorbe și să nu perpetuezi modelul. Cu toții ne adaptăm la cutumele din companie, dar ce-i mult strică. Poate mai simplu ar fi să pui mâna pe telefon și să reglezi subiectul ori să pui direct întrebări suplimentare.

Emailul fără răspuns

Ce faci când tu ai scris cuiva, dar interlocutorul nu îți răspunde? Nu mai suntem, totuși, la începuturile anilor 2000, când se mai întâmpla, într-adevăr, ca unele mesaje să se piardă în eter. Or fi intrat în infamul fișier de „spam”? Oare cât de des ar trebui să revii asupra mesajului inițial? Dacă ești antreprenor, poți să insiști. Sau dacă plata pentru factură întârzie, și aici e dreptul tău să insiști.

Dacă nu, poate că e mai bine să aștepți. Chiar și când ai trimis un CV, spontan sau la job, poate nu e rezonabil să pretinzi un răspuns a doua zi. Dar cu siguranță există o sumedenie de astfel de mesaje cărora nu le răspunde nimeni.

Mai e apoi și situația în care tu îi scrii lui X, pe un ton amabil/ prietenos/ respectuos, după caz. Kind reminder. Aici remedierea ține de context, dar și de obiceiurile pieței.

Cam atât pentru azi. Pe voi ce vă mai irită în ceea ce privește emailurile de serviciu? Nu ne referim la conținut, ci la formă! Suntem siguri că am deschis o nouă cutie a Pandorei.

Photo by Brett Jordan on Unsplash