Multitasking, de la iluzie la modalitățile de a-l evita

Multitasking. Denumirea unei iluzii apărute în mediul corporatist acum câteva decenii, potrivit căreia un angajat – stresat, ocupat, dar inteligent și conștiincios – poate îndeplini mai multe sarcini în același timp, cu bune rezultate. La finalul zilei, angajatul cu pricina putea privi în urmă, admirând volumul de muncă depus într-un timp scurt. Și se numea că a dat dovadă de productivitate/ eficiență.

Anii au trecut, paradigmele privind abordarea activităților s-au schimbat și cercetările asupra funcțiilor cognitive ale creierului au evoluat. În prezent, unele studii sugerează chiar că încercarea de a jongla simultan cu sarcini complexe scade productivitatea cu 40 la sută! Apoi a mai căzut un stereotip, care înrădăcinase ideea că femeile sunt mai bune la multitasking decât bărbații. Ei, bine se pare că nu, nici acest lucru nu a putut fi demonstrat prin experimente științifice.

Apropo, ia o scurtă pauză și gândește-te la toate lucrurile pe care le faci în clipa asta. Evident, citești articolul, cu atenție sau pe diagonală 🙂 , dar probabilitatea e mare să asculți muzică la căști, să-i răspunzi unui prieten pe WhatsApp, să-ți verifici mesajul de e-mail care tocmai a apărut în altă fereastră. (Nu includem pe listă jocurile pe calculator, pentru că presupunem că ne citești de la serviciu 🙂 .)

Ți-a fugit mintea de la o sarcină la alta, dar le-ai „executat” pe toate la fel de bine? Nu e chiar așa, iar experimentul publicat de Harvard Business Review arată că nu ești nici pe departe angajatul ideal în organizație. Abuzul de multitasking scade eficiența și reprezintă, în plus, o sursă permanentă de stres pentru tine. Alergi după timp, pierzi pe drum informațiile, deci, în final, cine câștigă?

Firește, depinde și de complexitatea lucrurilor pe care le faci. Adică, poți să pui rufe în mașina de spălat în timp ce vorbești pe mobil cu o prietenă/ un prieten. Dar dacă vorbești cu un client despre negocierea unui contract important, nu cumva o să scoți toate rufele colorate la fel?

Înapoi la serviciu. De câte ori te-ai întrerupt de azi dimineață din formularea unui text de zece rânduri sau din verificarea unui buget detaliat? Câte frustrări ai acumulat că nu apuci să termini un lucru, că imediat apare altul? Și, grație tehnologiei, apare fiecare pe alt canal: un client îți trimite pe mobil o copie de contract sau te întreabă de plata unei facturi, pe Skype îi scrii colegei de la contabilitate să verifice destinul zisei facturi, îi răspunzi clientului de pe e-mail, primești X notificări de „mesaje citite” ș.a.m.d., ș.a.m.d.

Și ne sare inima la fiecare bip, nu? Și ne înhămăm la multitasking, pentru că nu avem încotro și, dacă nu răspundem instantaneu, poate uităm…

Ce ne facem, atunci?

1. În perioadele în care nu vrei să fii deranjat/ă, arată clar acest lucru. O scurtă așteptare nu a omorât pe nimeni. Blasfemie, dar… Când propriul tău telefon începe să te deranjeze, amuțește-l până termini ce ai de făcut și te ține concentrat. Telefonul e lângă tine ca să te folosești tu de capacitățile lui, nu ca să te terorizeze.
2. Vechea „to-do-list” rămâne de fier. Poate că ar trebui să începem „to-do-list”-ul pentru a doua zi cu, ați ghicit, să facem respectiva listă!
3. Prioritizează sarcinile mai complexe și programează-le când știi că în jur e mai multă liniște – la propriu și la figurat.
4. Aplică regula celor „20 de minute”. Acordă minimum 20 de minute sarcinii respective, înainte de a face zapping către altceva.
5. Ce-ar fi dacă ai spune NU atunci când ți se pare că primești prea multe lucruri de făcut, cu deadline-uri stricte și suprapuse? Sigur se pot găsi soluții, împreună cu managerul și, eventual, cu sprijinul altor colegi.

Rămân multe de spus. Diversitatea jobului este un element atractiv pentru unii dintre noi, într-o lume în care după ani de studii ajungi tot să procesezi date repetitive în tabele și sisteme de raportare. Diversitatea (și aproape inerent, nivelul de multitasking) face parte din viața oricărei companii de mici dimensiuni. Entuziasmul și spiritul antreprenorial acoperă dificultatea, dar nu o elimină. Așadar, nu e bine nici cu multitasking, nici fără el. Azi doar am ales să punem sub lumina reflectoarelor câteva idei, să te provocăm să reflectezi la propriul mod de organizare.

Poate n-o să reușim întru totul, dar încercarea moarte n-are și speranța moare ultima. Asta știm măcar.

Photo by pawel szvmanski on Unsplash