Zece acțiuni necesare dacă vrei ca angajații să revină la birou

AMR 15 zile și angajații s-ar putea întoarce la birou. Sau nu, cine știe? Ce avem de făcut pentru a-i primi în bune condiții? Ce se întâmplă cu procesele din companie, ce reguli de sănătate și securitate în muncă vom avea de aplicat? Credem că nu suntem singurii care își pun aceste întrebări, așa că ne-am gândit să facem o listă de necesități. Cu cât se lungește lista, cu atât înțelegem că situația e albastră, deloc clară și că sunt mai multe incertitudini decât certitudini. Lista e departe de a fi exhaustivă și în mod sigur trebuie adaptată specificului activității fiecărei companii. Fiecare măsură are o sumedenie de alte implicații… Recomandăm aici și resursele puse la dispoziție de Agenția Europeană de Securitate și Sănătate în Muncă.

Lucrul în echipă și comunicarea intensă cu angajații

1. Stabilește o echipă de proiect pluridisciplinară, dedicată redeschiderii, din care musai vor face parte reprezentanți de la HR, de la Sănătate și Securitate în Muncă și din Business, din financiar, legal sau achiziții, dar și de la comunicare. Continuitatea afacerii este, desigur, prioritatea priorităților, alături de siguranța salariaților.
2. Gândește un set de măsuri operaționale pe termen scurt și mediu, având în același timp în vedere că pot avea și bătaie mai lungă, dat fiind că impredictibilitatea momentului este majoră și situația se poate schimba de la o zi la alta. Planurile trebuie să fie evolutive și să ia în considerare o serie largă de riscuri de operare. Mai mult ca niciodată contează echilibrul dintre echipele necesare și cele disponibile, inclusiv competențele cheie în acest moment critic pentru multe afaceri.
3. Află care sunt nevoile și așteptările salariaților în legătură cu reîntoarcerea la birou. Totul depinde de caracteristicile socio-demografice ale personalului companiei: sunt mulți angajați cu copii mici? Sunt persoane cu nevoi speciale sau considerate categorii cu risc sanitar? Un sondaj intern este de interes, cu respectarea regulilor GDPR. Atenție, datele privind sănătatea au caracter sensibil, deci mare grijă la prelucrare și la confidențialitate!
4. Oricare ar fi deciziile și consecințele lor, comunicarea este o resursă importantă pentru management – ca să informeze transparent, dar și ca să reducă asperitățile și rezistențele inerente. Puțin probabil ca echipele să adere din prima și fără să se demotiveze la noile reguli de conviețuire.

Prevenție, riscuri și măsuri sanitare

1. În funcție de analiza de nevoi și cerințele de business, vei stabili criteriile după care se vor întoarce salariații și, mai ales, ritmul și calendarul progresiv al întoarcerii. De pe o zi pe alta aproape, cu toții ne-am mutat acasă, dar revenirea la birou se face pe alte considerente: voluntariat, prezență pe rând la sediu în rândul echipelor, menținerea lucrului de acasă pentru cei cu copii mici sau categorii de risc etc.
2. Înainte de a redeschide porțile, cadrul de reguli și proceduri va fi revizuit: reguli de acces (control de temperatură, formularistică diversă, care, de data asta, nu trebuie să rămână o formalitate, afișaj, reguli pentru primirea vizitatorilor ori pentru deplasări interne și externe), reguli pentru derularea ședințelor și a altor activități de grup, proceduri pentru curățenie și dezinfecție (în colaborare cu firma de curățenie și cu proprietarul imobilului, eventual și cu ceilalți chiriași, dat fiind că împărțiți holurile și lifturile). Noile dispoziții vor fi comunicate tuturor celor din companie, o ocazie numai bună să facem e-learning pe teme de SSM – gesturi barieră și noi proceduri aplicabile, în speranța că și firmele specializate s-au pregătit din mers pentru instruirile online.
3. Pentru a putea respecta responsabilitățile ce revin angajatorului în materie de SSM, veți ajunge cu siguranță la o propunere, decizie, buget și achiziții pentru un necesar de materiale sanitare de pus la dispoziția angajaților (kit individual cu măști și mănuși, dispensere și produse dezinfectante, termometre sau chiar scanner termic, separatoare etc.)

O nouă organizare a muncii și a spațiului

Cu siguranță, o asemenea măsură nu se ia pe genunchi, comportă o sumedenie de consecințe legale, manageriale și logistice, dar criza COVID-19 forțează atât ritmul, cât și amploarea inovării. Urmările vor fi pe termen lung și vor influența modul în care se desfășoară operațiunile. Cum va trebui să facem mai mult cu mai puțin, e musai să existe voința și asumarea managerială necesare luării unei decizii de calitate și cu obiectivul implicit al optimizării costurilor și a modului de funcționare.

1. Digitalizarea era pe buzele tuturor, dar puțini luaseră cu adevărat taurul de coarne. Pe măsură ce o serie de activități și procese cu caracter repetitiv se vor automatiza, în ritm forțat, este foarte probabil să existe un surplus de personal sau salariați care nu fac față la noile provocări. Ei pot realocați, reinstruiți ori dacă nu este posibil, revenirea lor în piața muncii ar trebui să țină cont de responsabilitatea socială a angajatorului și să le acorde sprijin suplimentar pentru identificarea unui nou job.
2. Munca de acasă era valorizată ca un beneficiu de către angajator și apreciată ca atare de salariați. Dar dacă munca de acasă devine regula pentru mulți dintre noi, atunci își pierde atractivitatea ca beneficiu. Se impun deci schimbări în politicile de compensații și beneficii, în politicile de securitate informatică, în circuitul documentelor, al semnăturilor … și câte și mai câte. Mai mult, ținând cont de izolarea socială, noi programe de consiliere și instruire vor fi necesare pentru menținerea/restabilirea echilibrului emoțional al angajaților
3. După spusele marilor companii de consultanță, cel puțin 20% dintre noi vor continua să muncească de acasă, la sedii, în magazine sau spații industriale. În contextul noilor reguli de distanțare socială, întregul spațiu trebuie regândit, fie pentru că sunt mai puțini lucrători în bază permanentă, fie pentru că distanțele minime nu sunt păstrate. În România se estimează că salariații dispun de 8 mp/persoană (spațiu personal + cotă-parte din spațiile comune), dar că în noile condiții va fi nevoie de circa 12 mp. De unde? Spargem zidurile, demolăm sălile de ședință, desființăm cantina ori mergem la vecini? După ce am creat birouri de tip open space, le-am completat cu spații comune și informale de lucru, acum ar trebui să refacem separațiile? Vom sta acasă cu rândul chiar și după ce copiii vor merge din nou la școală. Deși companiile imobiliare propovăduiesc mărirea spațiului, e puțin probabil ca toate corporațiile să accepte și creșterea costurilor cu chiria.

E timpul să începem, mulți dintre noi suntem dornici să revenim în activitatea la capacitate maximă, dar la fel de mulți sunt cei care se tem. Ne reinventăm pe repede înainte, dar planul de contingență se va transforma parțial în comportament profesional. Cele 10 direcții de mai sus nu au fost suficiente ca să evocăm și rezistențele ori dificultățile inerente. Tocmai de aceea ne dorim să discutăm cu voi despre cum se petrec lucrurile în compania voastră.

Unde sunt rezistențele, unde sunt dificultățile? Cum procedați ca să readuceți armonia și echilibrul în echipe?

Photo by Drew Beamer on Unsplash